Virtuelle Generalversammlung

Was eigentlich erst die kommende Aktienrechtsreform bringt, wurde im Zuge der Corona-Krise vorzeitig eingeführt: Die virtuelle Generalversammlung für Aktiengesellschaften, hier aber erweitert auch für sonstige juristische Personen.
Die Erklärung der ausserordentlichen Lage in der Schweiz zieht zahlreiche Konsequenzen nach sich, im gesundheitlichen wie auch im wirtschaftlichen Bereich. Die COVID-19 Verordnung 2 hat die Schliessung von Betrieben und das Verbot von öffentlichen sowie privaten Veranstaltungen zur Folge. Aber auch Versammlungen von Gesellschaften mit physischer Teilnahme sind davon betroffen und somit grundsätzlich bis zum 10. Mai 2020 verboten.

Seit der Medienkonferenz vom 8. April 2020 rückt die virtuelle Generalversammlung als Alternative zur physischen GV wieder mehr in den Vordergrund. Der Bundesrat hat eine etappenweise Lockerung der Sicherheitsmassnahmen bekannt gegeben und ebenso darauf hingewiesen, dass das Ausmass und die Geschwindigkeit der Lockerungen situationsbedingt angepasst werden. Daher sind Überlegung und Abklärung, ob eine virtuelle Generalversammlung einberufen werden soll, mit Sicherheit nicht verfehlt. Denn die Mitwirkungsrechte von Aktionären, Gesellschaftern, Genossenschaftern und Vereinsmitgliedern müssen trotz der schwierigen Situation gemäss Obligationenrecht in der GV ausgeübt werden. Die Verordnung sieht nun Möglichkeiten vor, wie die Mitwirkungs- und Stimmrechte ausgeübt werden können. Diese werden in Art. 6a der Verordnung und in einer FAQ-Sammlung präzisiert.

Durchführung einer GV unter der Wahrung/Einhaltung der Bundesmassnahmen

Art. 6b der COVID-19-Verordnung 2 regelt die Stimmrechtsabgabe ohne physische Präsenz an einer Generalversammlung. Diese erlaubt es Gesellschaftern/Mitgliedern, ohne physische Anwesenheit an einer GV teilzunehmen und ihre Rechte auszuüben, und zwar auf folgende Arten:

auf schriftlichem Weg
in elektronischer Form; oder
durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter
Der Veranstalter entscheidet, ob eine solche GV in abgeänderter Form stattfindet. Diesfalls muss er dies 4 Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitteilen oder elektronisch veröffentlichen.

Konkrete Durchführung / Restversammlung

Auch die virtuelle Generalversammlung erfordert einen physischen Durchführungsort und die Anwesenheit der Hauptpersonen. Zur Durchführung einer Generalversammlung als sogenannte Restversammlung müssen nachfolgenden Personen physisch anwesend sein:

ein Vorsitzender des obersten Leitungs-/ Verwaltungsorgans,
ein Protokollführer/ Stimmzähler,
gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter,
gegebenenfalls Revisionsstellenvertreter,
bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar.

Revisionsstellenvertreter oder andere Teilnehmende wie bspw. Aktionäre können auf elektronischem Weg teilnehmen, sofern ihre Identifikation sichergestellt werden kann.

Bei einer Durchführung in elektronischer Form muss es den Teilnehmenden möglich sein, die weiteren Teilnehmenden zu hören und ihre Stimmrechte ungehindert auszuüben. Daher müssen alle Teilnehmende zum gleichen Zeitpunkt elektronisch zusammenfinden, was per E-Mail nicht möglich ist. Eine Zuschaltung per Telefon- oder Videokonferenz ist möglich und sinnvoll.

Die erwähnten Erleichterungen dürfen neben Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften und GmbH auch Kollektiv- sowie Kommanditgesellschaften, Vereine und Genossenschaften anwenden.

Unabhängig von der Anzahl Teilnehmenden an einer Restversammlung ist vom Veranstalter keine Bewilligung bei der zuständigen kantonalen Behörde zu beantragen. Die Anzahl Teilnehmenden ist in jedem Fall auf ein Minimum zu beschränken.

Durchführung einer physischen GV

Trotz der aktuellen Umstände kann weiterhin eine physische GV einberufen werden, sofern dies von der kantonalen Amtsstelle bewilligt wurde. Für die Durchführung einer physischen Veranstaltung muss der Veranstalter der Behörde ein Schutzkonzept vorlegen, welches:

Massnahmen zum Ausschluss von Personen, die krank sind oder sich krank fühlen und
Anpassung der räumlichen Verhältnisse enthält, damit die Hygieneregeln eingehalten werden können.

Können Teilnehmende aufgrund von Krankheit usw. nicht teilnehmen, muss eine elektronische Teilnahme oder eine Vertretung durch eine andere Person möglich sein. Bereits eine GV mit mehr als einem Aktionär gilt als grundsätzlich unzulässige resp. bewilligungspflichtige Veranstaltung.

Wir raten von der Durchführung einer physischen GV ab, solange sich die Schweiz in der ausserordentlichen Lage befindet

Verschiebung der GV

Gemäss Obligationenrecht sind Gesellschaften zur Einberufung einer ordentlichen GV verpflichtet, die innerhalb der nächsten 6 Monate nach Schluss des Geschäftsjahres stattfinden muss. Wird die Frist aufgrund der Verschiebung der GV nicht eingehalten, hat dies keine Bussen oder Sanktionen zur Folge. Wird die Frist jedoch wegen einer Sorgfaltspflichtverletzung nicht eingehalten und es resultiert aus der Verschiebung ein Schaden, so kann dies unter Umständen zu Verantwortlichkeitsansprüchen führen.

Grundsätzlich empfehlen wir, in der speziellen Situation, die Frist nach Möglichkeit einzuhalten unter Anwendung der angebotenen Erleichterungen.

Einberufung der Generalversammlung

Ist die GV noch nicht formell einberufen worden, so gelten noch immer die Bestimmungen zur Einberufung gemäss Obligationenrecht. Somit muss eine Einladung spätestens 20 Tage vor der Versammlung erfolgen.

Findet eine GV gemäss Art. 6b der Verordnung 2 statt und wurden die Einladungen bereits versandt, ist keine erneute Einladung erforderlich, da unter den neuen Bestimmungen keine Einladungsfristen bestehen. Der Veranstalter muss jedoch mindestens 4 Tage vor der Veranstaltung die Teilnehmenden schriftlich über die Durchführung der GV informieren oder dies elektronisch veröffentlichen.

Alleinaktionäre

Nur die Generalversammlung des Alleinaktionärs gilt gemäss Art. 6b Covid-19-Verordnung 2 nicht als Veranstaltung. Ob Teilnehmende im Sinne einer Restversammlung teilnehmen, macht in diesem Fall keinen Unterschied, da nur die Ansammlungen von mehr als zwei Aktionären nicht erlaubt ist. Folglich kann eine Generalversammlung mit einem Alleinaktionär ohne Bewilligung stattfinden.

Spezifische Bestimmungen für GmbH, Genossenschaften, Vereine, Stiftungen und STWEG

GmbH

Bei einer GmbH können die Generalversammlungsbeschlüsse auch schriftlich gefasst werden, sofern nicht ein Gesellschafter die mündliche Beratung verlangt.

Genossenschaften

Die Ausübung von Stimmrechten auf schriftlichem oder elektronischem Weg ist auch möglich, wenn eine Urabstimmung nicht in den Statuten vorgesehen ist oder solche Stimmabgaben von Gesetzes wegen nicht zulässig wäre. Für Delegiertenversammlungen ist die schriftliche oder elektronische Abstimmung möglich.

Vereine

Für Vereine sind dieselben Bemerkungen wie zu den Bestimmungen der Genossenschaften zu machen.

Stiftungen

Für Stiftungen gelten nicht dieselben Grundsätze nach Art. 6b COVID-19-Verordnung 2 wie für die übrigen Gesellschaften, da dieser Artikel nicht für Leitungs- bzw. Veraltungsorgane anwendbar ist.

STWEG

Stockwerkeigentümergemeinschaften gelten zwar nicht als Gesellschaften im Rechtssinn, jedoch sind die Bestimmungen in Art. 6b der COVID-19Verordnung 2 trotzdem für die Stockwerkeigentümerversammlung anwendbar.