QR-Rechnung - Ein Quadrat enthält alle Informationen

Der digitale Wandel ist seit Mitte 2020 auch beim Einzahlungsschein angelangt. Was die QR-Rechnung ist, welche Vor- und Nachteile sie bietet, zeigen wir Ihnen gerne auf.

Seit Mitte letzten Jahres können Zahlungen in der Schweiz per QR-Rechnung abgewickelt werden. Dank dieser technologischen Innovation soll der digitale Zahlungsverkehr gefördert und vereinheitlicht werden. Auch die Ramseier Treuhand AG hat ihre eigenen Prozesse auf die QR-Rechnung umgestellt und möchte daher kurz über den neuen Einzahlungsschein berichten. 

Was ist die QR-Rechnung?

Alle für den Zahlungsvorgang erforderlichen Informationen sind neu in einem maschinenlesbaren QR-Code nach einheitlichem Standard integriert. Damit sollen die roten und orangen Einzahlungsscheine schrittweise ersetzt werden.

Zahlungsprozess

Durch simples Einscannen des auf der Rechnung befindlichen QR-Codes kann der Rechnungsempfänger sämtliche Zahlungs- und Rechnungsinformationen (IBAN, Zahlungsempfänger uvm.) automatisch erfassen. Gleichzeitig steht es ihm aber weiterhin offen, die Rechnungsangaben manuell zu bearbeiten, denn zusätzlich zum QR-Code befinden sich alle Zahlungsinformationen auch in schriftlicher Form auf dem Einzahlungsschein. Nach Empfang der QR-Rechnung bieten sich insgesamt fünf Optionen zur Bezahlung:

• E-Banking: Scannen des Codes in der E-Banking-Applikation mittels QR-Reader oder einer integrierten Kamera des verwendeten Geräts

• Mobile Banking: Applikation auf dem Smartphone öffnen und QR-Code einscannen

• Postschalterzahlung: Auch mit einer QR-Code Rechnung weiterhin möglich

• Postalische Bankkorrespondenz: QR-Rechnung mit Zahlungsauftrag auf Papier an die Bank senden

• Business-Software bei Unternehmen: Mithilfe von Belegleser oder Mobiltelefon-App den QR-Code scannen und dadurch die Kreditorenbuchhaltung vereinfachen (nähere Informationen siehe unten)

Debitoren- und Kreditorenprozess

Die QR-Rechnung vereinfacht nicht nur den eigentlichen Zahlungsvorgang, sondern auch den Debitoren- und Kreditorenprozess, denn sie garantiert dem Rechnungssteller einen Überblick über Zahlungseingänge oder -ausstände zu jeder Zeit. Der Empfänger wiederum profitiert, abgesehen von einer effizienteren Erfassung der Zahlungsinformationen, unter anderem von der Möglichkeit, diverse Rechnungsinformationen automatisch erfassen zu können. So kann der Empfänger die Rechnung beinahe vollautomatisch verbuchen, sofern der Rechnungssteller kundenspezifische Angaben im QR-Code hinterlegt hat. Einige Buchhaltungsprogramme ermöglichen zudem die Erfassung von QR-Rechnungen im PDF-Format. In diesem Fall wird der QR-Code automatisch ausgelesen und dessen Informationsgehalt im Programm erfasst.

Umstellung bald anpacken

Zwar werden gemäss neuster Mitteilung von Postfinance die roten und orangen Einzahlungsscheine noch bis 30. September 2022 verarbeitet. Es ist aber zu erwarten und sinnvoll, dass die grosse Mehrheit der Rechnungssteller im Verlaufe des Jahres 2021 umstellen wird.

Für eine reibungslose Implementierung empfehlen wir Ihnen, zuerst Ihren IT-Partner zu kontaktieren und sich mit Ihrer Hausbank in Verbindung zu setzen.   

 Vorteile der QR-Rechnung im Überblick

Einführung der QR-Rechnung im eigenen Unternehmen

Damit die QR-Rechnung im Rechnungsstellungs- und Verarbeitungsprozess eines Unternehmens erfolgreich implementiert werden kann, sollten folgende Aspekte besonders beachtet werden.

• Update der relevanten Software

• Definierung bzw. Nutzung der QR-IBAN und QR-Referenznummer

• Anpassung der Hardware

Updates der relevanten Software

Zunächst ist zu prüfen, ob die eingesetzte Software die QR-Rechnung unterstützt. Sodann ist die Software mit welcher das interne Rechnungswesen (z.B. Kreditorenbuchhaltung) und die Rechnungsstellung verarbeitet werden, auf den aktuellsten Stand zu bringen.

QR-IBAN und QR-Referenznummer

Anschliessend kann die zur Fakturierung eingesetzte Software um die Rechnungsvorlage mit dem QR-Zahlteil ergänzt werden. Der QR-Zahlteil kann dabei individuell gestaltet werden, so dass er relevante Rechnungsinformationen für die Buchhaltung enthält.

Anpassung der Hardware

Neben der Software muss auch die Hardware auf das Erstellen, Verarbeiten und Zahlen von QR-Rechnungen abgestimmt werden. Denn es könnte bspw. eine Anpassung der Druckvorlage erforderlich sein, damit der perforierte Teil beim Drucken von Rechnungen nicht verfehlt wird. Die Anschaffung eines QR-Readers erscheint je nach Prozessablauf sinnvoll. Sobald Soft- und Hardware auf die Bearbeitung von QR-Rechnungen eingestellt sind, kann eine QR-Testplattform (z.B. die der UBS) dabei helfen, den neuen Rechnungsabwicklungsprozess zu simulieren und zu testen.

Für eine einwandfreie Gestaltung sowie Implementierung der QR-Rechnung empfehlen wir, von Beginn an mit Softwareanbietern bzw. IT-Verantwortlichen in Kontakt zu treten.